Resuman Pengantar Manajemen

TUGAS MANDIRI                                                  DOSEN PENGASUH

    Ilmu Manajemen                                                   Rohana Faridah.,S.E, M.M.

“Resuman Pengantar Manajemen”

Oleh

 

                                   Norlaila Hayatti      1101160228

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGRI ANTASARI

FAKULTAS SYARIAH

JURUSAN PERBANKAN SYARIAH

BANJARMASIN

2012

KATA PENGANTAR

بسم الله الرحمن الرحيم

            Segala Puji Bagi Allah Yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang, shalawat dan salam kita haturkan kepada junjungan Nabi Muhammad Saw beserta keluarga dan para sahabat beliau, serta pengikut beliau hingga akhir zaman.

            Alhamdulillah, atas karunia dan rahmat yang diberikan Allah, sehingga tugas ini dapat diselesaikan berdasarkan waktu yang telah diberikan. Yang mana tugas ini berjudul “ Resuman Pengantar Manajemen”

            Dalam kesempatan ini saya menyampaikan ucapan terima kasih kepada Ibu Rohana Faridah., S.E, M.M. yang telah membimbing dalam membuat tugas manajemen ini sehingga saya dapat memperoleh pengetahuan dan pengalaman dibidang manajemen.

            Saya menyadari bahwa terdapat banyak kekurangan dalam tugas ini. Oleh karena itu, saya berharap ibu bisa memberikan kritik dan saran-saran yang membangun dan memotivasi untuk lebih baik lagi.

            Semoga bermanfaat bagi pembaca maupun yang menulis. Amin yarabbal a’lamiin.

                                                                                    Banjarmasin, 5 Juli 2012

                                                                                              Norlaila Hayati

 

Konsep Dasar Manajemen

Lahirnya konsep manajemen di tengah gejolak masyarakat sebagai konsekuensi akibat tidak seimbangnya pengembangan teknis dengan kemampuan sosial. Istilah manajemen diartikan oleh berbagai pihak dengan perspektif yang berbeda, misalnya pengelolaan, pembinaan, pengurusan, ketatalaksanaan, kepemimpinan, pemimpin, ketatapengurusan, administrasi, dan sebagainya.

Pendapat para ahli mengenai batasan manajemen:

1.      John D. Millett membatasi manajemen adalah suatu proses pengarahan dan pemberian fasilitas kerja kepada orang yang diorganisasikan dalam kelompok formal untuk mencapai tujuan. Millett lebih menekankan bahwa manajemen sebagai suatu proses, yaitu suatu rangkaian aktivitas yang satu sama lain saling berurutan.

2.      James A.F. Stoner dan Charles Wankel memberikan batasan manajemen sebagai berikut. Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan penggunaan seluruh sumber daya organisasi lainnya demi tercapainya tujuan organisasi. Menurut mereka proses adalah cara sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan.

3.      Paul Hersey dan Kenneth H. Blanchard memberikan batasan manajemen sebagai suatu usaha yang dilakukan dengan dan bersama individu atau kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.

Dalam buku ini manajemen diberi batasan sebagai berikut, manajemen adalah seni dan ilmu dalam perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian terhadap orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan.

            Filsafat manajemen adalah bagian yang terpenting dari pengetahuan dan kepercayaan yang memberikan dasar yang luas untuk menetapkan pemecahan permasalahan manajerial. Filsafat manajemen memberikan dasar bagi pekerjaan seorang manajer. Filsafat manajemen juga memberikan desain sehingga seorang manajer dapat mulai berpikir. Dalam filsafat manajemen terkandung dasar pandangan hidup yang mencerminkan keberadaan, identitas, dan implikasinya guna mewujudkan efisiensi dan efektivitas dalam pekerjaan manajemen.

            Manajemen adalah ilmu dan seni untuk melakukan tindakan guna mencapai tujuan. Manajemen sebagai suatu ilmu adalah akumulasi pengetahuan yang disistematisasikan atau kesatuan pengetahuan yang terorganisasi. Manajemen sebagai ilmu titik beratnya terletak pada metode keilmuan. Berdasarkan batasan yang telah dikemukakan di atas kalau dibandingkan akan memperoleh karakteristik pokok yang terdapat pada pengertian ilmu yaitu bersifat rasional, empiris, umum, dan akumulatif. Manajemen dikatakan sebagai suatu ilmu sehingga seorang manajer juga memiliki sikap ilmiah seperti yang harus dimiliki para ilmuwan.

Manajemen sebagai seni bukan berarti seni dalam arti formal tetapi merupakan keahlian, kemahiran, kemampuan, serta keterampilan dalam menerapkan prinsip, metode, dan teknik dalam menggunakan sumber daya manusia dan sumber daya alam secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan.

            Tujuan manajemen adalah sesuatu yang ingin direalisasikan, yang menggambarkan cakupan tertentu dan menyarankan pengarahan kepada usaha seorang manajer. Berdasarkan pengertian di atas minimum dapat diambil empat elemen pokok, yaitu:

1.      Sesuatu yang ingin direalisasikan,

2.      Cakupan,

3.      Ketepatan,

4.      Pengarahan.

Pada umumnya, tujuan dapat digolongkan menjadi tiga macam, yaitu :

1.      Tujuan organisasi secara makro,

2.      Tujuan manajer pada seluruh hierarki organisasi, dan

3.      Tujuan individu.

Manajer adalah seorang yang bertindak sebagai perencana, pengorganisasian, pengarah, pemotivasi, serta pengendali orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan. Kepemimpinan adalah sikap dan perilaku untuk mempengaruhi para bawahan agar mereka mampu bekerja sama sehingga dapat bekerja secara lebih efisien dan efektif.

Klasifikasi manajer menurut hierarkinya dalam organisasi, yaitu :

a)      Manajer puncak (Top Manager)

b)      Manajer menengah (Middle manager)

c)      Manajer hierarki pertama (first line manager atau supervisory manager)

Proses manajemen adalah suatu rangkaian aktivitas yang harus dilakukan oleh seorang manajer dalam suatu organisasi. Rangkaian aktivitas dimaksudkan adalah merupakan fungsi seorang manajer.

Fungsi manajer ke dalam organisasi dapat dilihat dari dua sudut berikut :

1.      Fungsi manajer dari sudut proses, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian, dan pengendalian.

2.      Fungsional manajer dari sudut spesialisasi kerja, yaitu keuangan, ketenagakerjaan, pemasaran, pembelian, produksi, dan sejenisnya.

Sedangkan fungsi manajer ke luar organisasi meliputi aktivitas yang berhubungan dengan para pihak luar organisasi, yang meliputi aktivitas yang berhubungan dengan segi yuridis, keuangan, administrative, hubungan antara manusia, dan sebagainya.

Perkembangan Konsep Manajemen

            Terdapat tiga mazhab (aliran) manajemen yang mengikuti perkembangannya. Pertama, Mazhab Klasik yang terbagi menjadi dua cabang, yaitu manajemen ilmiah dan teori organisasi klasik. Kedua, Mazhab perilaku dan ketiga Mazhab ilmu Manajemen. Para pengembang manajemen ilmiah adalah Robert Owen, Charles Babbage, Frederik W. Taylor, Henry L. Gantt dan Pasangan Gilbert. Mazhab perilaku timbul karena temuan para manajer bahwa dengan pendekatan klasik, efisiensi produksi dan keselarasan kerja yang sempurna tidak dapat diwujudkan. Pengembang Mazhab Perilaku ini adalah Hugo Munsterberg dan Elton Mayo.

Mazhab ilmu manajemen dilatarbelakangi oleh lahirnya riset operasi yang dibentuk oleh pemerintah inggris untuk menghadapi sejumlah permasalahan baru yang rumit dalam peperangan yang harus segera dipecahkan pada permulaan perang dunia ke-2.

Adanya integrasi perspektif dari beberapa mazhab merupakan suatu pendekatan konseptual yang segar bagi bidang manajemen. Terdapat dua mazhab yang terintegrasi yaitu pendekatan sistem dan pendekatan kontingensi. Pendekatan sistem memandang bahwa organisasi sebagai sebuh sistem yang terpadu dengan maksud tertentu yang terdiri atas komponen yang berhubungan. Sedangkan pendekatan kontingensi dikembangkan oleh para manajer yang berusaha untuk menerapkan konsep-konsep dari mazhab-mazhab utama ke dalam situasi yang nyata.

Perencanaan

            Perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan pencapaiannya. Merencanakan berarti mengupayakan penggunaan sumber daya manusia, sumber daya alam, dan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan. Suatu perencanaan adalah suatu aktivitas integratif yang berusaha memaksimumkan efektivitas seluruhnya dari suatu organisasi sebagai suatu sistem, sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

Perencanaan minimum memiliki tiga karakteristik :

1.      Perencanaan harus menyangkut masa yang akan datang.

2.      Terdapat suatu elemen identifikasi pribadi atau organisasi.

3.      Masa yang akan datang, tindakan dan identifikasi pribadi serta organisasi.

Perencanaan sebagai suatu proses adalah suatu cara yang sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan.

Proses perencanaan meliputi aktivitas :

1.      Prakiraan (forecasting)

2.      Penetapan Tujuan (establishing objective)

3.      Pemrograman (programming)

4.      Penjadwalan (scheduling)

5.      Penganggaran (budgeting)

6.      Pengembangan prosedur (developing procedure)

7.      Penetapan dan interpretasi kebijakan (establishing and interpreting policies)

Berdasarkan aktivitas perencanaan, berikut langkah-langkah penting dalam pekerjaan perencanaan :

1.      Menjelaskan permasalahan

2.      Usaha memperoleh informasi terandal tentang aktivitas yang direncanakan

3.      Analisis dan klasifikasi informasi

4.      Menentukan dasar perencanaan dan batasan

5.      Menentukan rencana berganti

6.      Memilih rencana yang diusulkan

7.      Membuat urutan kronologis mengenai rencana yang diusulkan

8.      Mengadakan pengendalian kemajuan terhadap rencana yang diusulkan

Dalam setiap organisasi, perencanaan disusun dalam suatu hierarki yang sejajar dengan struktur organisasi. Stoner dan Wankel mengklasifikasikan rencana menjadi dua jenis utama, yaitu rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis dirancang untuk mencapai tujuan organisasi yang luas, yaitu untuk melaksanakan misi yang merupakan satu-satunya alasan kehadiran organisasi tersebut. Perencanaan strategis adalah proses pemilihan tujuan organisasi, penentuan kebijakan dan program yang perlu untuk mencapai sasaran dan tujuan tertentu, serta penetapan metode yang perlu untuk menjamin agar kebijakan dan program strategis itu dilaksanakan. Perencanaan strategis adalah proses perencanaan jangka panjang yang formal untuk menentukan dan mencapai tujuan organisasi.

Rencana operasional memberikan deskripsi tentang bagaimana rencana strategis dilaksanakan. Rencana operasional terdiri atas rencana sekali pakai dan rencana tetap. Rencana sekali pakai terdiri atas program, proyek dan anggaran. Sedangkan rencana tetap terdiri atas kebijakan, prosedur standard an peraturan.

Catanese dan Snyder membuat dikotomi teori perencanaan, yaitu berusaha menjelaskan bagaimana sistem sosial berjalan dan menyediakan peralatan serta teknik untuk mengendalikan dan mengubah sistem sosial. Jadi, dua jenis teori perencanaan tersebut adalah Teori Operasi Sistem yang memaparkan sejumlah disiplin akademis tradisional karena tidak ada disiplin tunggal yang mencakup seluruh aspek penting dari sistem sosial. Teori yang kedua adalah Teori Perubahan Sistem yang menyajikan  hampir seluruh latar belakang dan teknik dari disiplin ilmu terapan di samping dari disiplin ilmu tradisional.

Efektivitas penting bagi setiap manajer, namun seringkali dalam pengembangan perencanaan yang efektif manajer mengalami hambatan. Terdapat dua hambatan utama terhadap pengembangan rencana yang efektif, yaitu penolakan dari dalam diri perencana terhadap penentuan tujuan dan pembuatan rencana untuk memecahkannya. Hambatan yang kedua karena keengganan yang lazim dari para anggota organisasi untuk menerima rencana karena perubahan yang akan ditimbulkannya.

Perencanaan rasional memiliki beberapa model, antara lain PERT dan CPM, Model Pemrograman Linear, Model Biaya manfaat, Model Masukan-masukan, serta Model Simulasi Dinamik. Program Linear merupakan teknik analisis kuantitatif yang mengandalkan model matematika atau model simbolik sebagai wadahnya. Model Simulasi Dinamik merupakan himpunan persamaan yang menggambarkan sistem lingkungan ekonomi.

Pengorganisasian

Organisasi didefinisikan sebagai sekelompok orang yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk merealisasikan tujuan bersama. Organisasi mengandung tiga elemen yang saling berhubungan yaitu sekelompok orang, interaksi dan kerjasama, serta tujuan bersama.

Salah satu ciri utama dari suatu organisasi adalah adanya sekelompok orang yang menggabungkan diri dengan suatu ikatan norma, peraturan, ketentuan, dan kebijakan yang telah dirumuskan dan masing-masing pihak siap untuk menjalankannya dengan penuh tanggung jawab. Ciri yang kedua adalah dalam suatu organisasi yang terdiri atas sekelompok orang yang saling mengadakan hubungan timbale balik, saling member dan menerima, dan juga saling bekerja sama untuk melahirkan dan merealisasikan maksud, sasaran, dan tujuan. Ciri yang ketiga adalah dalam suatu organisasi yang terdiri atas sekelompok orang yang saling berinteraksi dan bekerja sama tersebut diarahkan pada suatu titik tertentu yaitu tujuan bersama dan ingin direalisasikan.
Pengorganisasian adalah pembagian kerja yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kesatuan pekerjaan, penetapan hubungan antarpekerjaan yang efektif di antara mereka, dan pemberian lingkungan dan fasilitas pekerjaan yang wajar sehingga mereka bekerja secara efisien. Dalam pengorganisasian diperlukan tahapan seperti mengetahui denga jelas yang hendak dicapai, deskripsi pekerjaan yang harus dioperasikan dalam aktivitas tertentu, klasifikasi aktivitas dalam kesatuan yang praktis, memberikan rumusan yang realistis mengenai kewajiban yang hendak diselesaikan, sarana dan prasarana fisik serta lingkungan yang diperlukan untuk setiap aktivitas atau kesatuan aktivitas yang hendak dioperasikan, penunjukan sumber daya manusia yang menguasai bidang keahliannya, mendelegasikan otoritas apabila dianggap perlu kepada bawahan yang ditunjuk.

Manajemen yang efektif meliputi pemahaman terhadap empat ciri utama individu dan pengetahuan tentang hubungannya. Empat ciri utama dari individu yang mempengaruhi efektivitas organisasi yaitu persepsi, sikap, kepribadian, dan belajar.

J.W.McDavid dan M.Harari mendefinisikan kelompok sebagai suatu sistem yang terorganisasi yang terdiri atas dua orang atau lebih yang saling berhubungan sedemikian rupa sehingga sistem tersebut melakukan fungsi tertentu, memiliki serangkaian peran hubungan antaraggotanya, dan memiliki serangkaian norma yang mengatur fungsi kelompok dan tiap-tiap anggotanya. Dua tipe kelompok, yaitu kelompok formal dan kelompok informal dibentuk karena beberapa alasan. Alasan yang dimaksud Gibson  adalah Pemuasan Kepuasan, Kedekatan dan Daya Tarik, Tujuan Kelompok, dan Alasan Ekonomi.

Gibson dan kawan-kawan menekankan bahwa struktur bertalian dengan hubungan yang relatif pasti yang terdapat di antara pekerjaan dalam organisasi. Hubungan yang pasti tersebut timbul dari proses keputusan sebagai berikut:

1.      Pembagian kerja (division of labor)

2.      Departementalisasi (departementalization)

3.      Rentang kendali (span of control)

4.      Delegasi (delegation)

Dalam organisasi modern terdapat tiga bentuk struktur organisasi yang secara formal disusun menurut fungsi, menurut produk atau pasar, dan dalam bentuk matriks.

Dalam suatu organisasi prinsip amat diperlukan, terutama dapat dijadikan pedoman sehingga organisasi menjadi tumbuh dan berkembang. Prinsip organisasi yang dimaksud adalah Organisasi dan Tujuan, Esensi organisasi, Tanggung jawab dan otoritas, Spesialisasi untuk efisiensi, dan Rentang kendali. Ada pula prinsip yang dipandang bermanfaat dalam mengelola organisasi. Prinsip tersebut memberikan pedoman untuk menyusun suatu sistem tugas dan otoritas yang saling berkaitan. Lima prinsip structural yang dimaksud adalah Prinsip pembagian kerja, Prinsip satu arah, Prinsip sentralisasi, Prinsip otoritas dan tanggung jawab, Prinsip rantai komando.

Dua aspek utama struktur organisasi adalah pembagian kerja dan departementalisasi. Dalam stuktur organisasi tujuan utama dua aspek penting tersebut adalah untuk memudahkan proses komunikasi, pengambilan keputusan, evaluasi hasil kerja, imbalan, sosialisasi, dan karier. Kelima aktivitas tersebut merupakan proses organisasi.

Pengembangan organisasi adalah upaya jangka panjang yang didukung manajemen puncak untuk memperbaiki proses pemecahan permasalahan dan proses pembaruan organisasi, khususnya melalui diagnosis dan manajemen budaya organisasi yang lebih efektif dan kolaboratif dengan tekanan khusus pada tim kerja formal, tim sementara, dan budaya antar kelompok dengan bantuan konsultan yang bertindak sebagai katalisator dan penggunaan teori dan teknologi psikologi terapan, termasuk penelitian tindakan.

Pengarahan

            Pengarahan diberikan batasan sebagai suatu proses pembimbingan, pemberian petunjuk, dan instruksi kepada bawahan agar mereka bekerja sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Pengarahan berarti menentukan bagi bawahan tentang apa yang harus mereka kerjakan atau tidak boleh mereka kerjakan. Pengarahan mencakup berbagai proses operasi standar, pedoman dan buku panduan, bahkan manajemen berdasarkan sasaran. Pengarahan merupakan metode untuk menyalurkan perilaku bawahan dalam aktivitas tertentu dan menghindari aktivitas lain dengan menetapkan peraturan dan standar, kemudian memastikan bahwa peraturan tersebut dipatuhi. Jadi, pengarahan menentukan atau melarang jenis perilaku tertentu.

Secara umum tujuan pengarahan yang ingin dicapai pada setiap sistem perusahaan maupun organisasi adalah sebagai berikut :

1.      Menjamin Kontinuitas Perencanaan

2.      Membudayakan Prosedur Standar

3.      Menghindari Kemangkiran yang Tak Berarti

4.      Membina Disiplin Kerja

5.      Membina Motivasi yang Terarah

Suatu komunikasi dapat diberikan batasan. Salah satu batasan umum dan seringkali berlaku pada  beberapa sistem organisasi adalah proses penyampaian informasi atau pengertian dari pengirim pesan kepada penerima dengan menggunakan tanda atau symbol yang sama, baik bersifat oral maupun bukan oral. Dalam hubungannya dengan struktur organisasi, informasi dapat mengalir vertical, horizontal, maupun diagonal.

Salah satu alat untuk menyampaikan informasi yang paling sering digunakan dalam sistem pengorganisasian dan memiliki konteks yang erat dengan pengarahan adalah laporan.  Laporan yang efektif minimum memenuhi kriteria sebagai berikut :

1.      Benar dan objektif

2.      Jelas dan terandal

3.      Efektif

4.      Tegas dan taat asa (konsisten)

5.      Tepat waktu

6.      Lengkap

7.      Tepat sasaran

Pemotivasian

Bernard Berelson dan Gary A. Steiner dalam Machrony mendefinisikan motivasi sebagai keadaan kejiwaan dan sikap mental manusia yang memberikan energy, mendorong kegiatan, dan mengarah atau menyalurkan perilaku kea rah mencapai kebutuhan yang member kepuasan atau mengurangi ketidakseimbangan.

Motivasi dapat dirumuskan sebagai berikut :

1.      Setiap perasaan atau kehendak dan keinginan yang sangat memengaruhi kemauan individu sehingga individu tersebut didorong untuk berperilaku dan bertindak.

2.      Pengaruh kekuatan yang menimbulkan perilaku individu.

3.      Setiap tindakan atau kejadian yang menyebabkan berubahnya perilaku seseorang.

4.      Proses yang menentukan gerakan atau perilaku individu kepada tujuan.

Setiap individu memiliki beragam kebutuhan. Seluruh kebutuhan tersebut berkompetensi untuk melahirkan perilakunya. Kebutuhan paling kuatlah yang akan memimpin perilaku individu. Suatu kebutuhan akan berkurang kekuatannya apabila kebutuhan tersebut sudah dipuaskan. Paul Hersey dan Kenneth H. Blanchard mengemukakan bahwa berkurangnya kekuatan suatu kebutuhan disebabkan hal-hal berikut :

1.      Pemuasan kebutuhan

2.      Pemblokiran pemuasan kebutuhan

3.      Ketegangan kognitif

4.      Frustrasi

5.      Rasionalisasi

6.      Regresi

7.      Fiksasi

8.      Resignasi

9.      Kekuatan motif yang meningkat

Motivasi seseorang akan ditentukan oleh stimulusnya. Stimulus yang dimaksud merupakan mesin penggerak motivasi seseorang sehingga menimbulkan pengaruh perilaku orang yang bersangkutan.

Dalam praktik, hampir setiap perusahaan menganut caranya sendiri yang kurang lebih tradisional dalam mendesain motivasi. perbedaan yang terdapat antara satu perusahaan dengan perusahaan lain dalam pemberian motivasi hampir selalu terletak dalam gaya, selera, atau tekanan, dan bukan dalam jenisnya. Pada umumnya bentuk motivasi yang sering dianut oleh perusahaan meliputi empat elemen utama, yaitu Kompensasi Bentuk Uang, Pengarahan dan Pengendalian, Penetapan Pola Kerja yang Efektif dan Kebajikan.

Teori motivasi dapat dikelompokkan menjadi dua kelompok, yaitu :

1)      Teori kepuasan yang berorientasi pada faktor dalam diri individu yang menguatkan, mengarahkan, mendukung, dan menghentikan perilaku.

2)      Teori proses yang mndeskripsikan dan menganalisis bagaimana perilaku dikuatkan, diarahkan, didukung, dan dihentikan.

Salah satu cara untuk mengukur motivasi kerja karyawan adalah dengan menggunakan teori pengharapan. Teori pengharapan mengemukakan bahwa adalah bermanfaat untuk mengukur sikap para individu guna membuat diagnosis permasalahan motivasi. Pengukuran semacam ini dapat membantu manajemen sumber daya manusia mengerti mengapa para karyawan terdorong untuk bekerja atau tidak, apa yang merupakan kekuatan motivasi di berbagai bagian dalam perusahaan, dan berapa jauh berbagai cara pengubahan dapat efektif demi memotivasi kinerja.

Pengendalian

Pengendalian manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar kinerja dengan sasaran perencanaan, mendesain sistem umpan balik informasi, membandingkan kinerja actual dengan standar yang telah ditetapkan, menentukan apakah terdapat penyimpangan dan mengukur signifikansi penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan yang sedang digunakan sedapat mungkin secara lebih efisien dan efektif guna mencapai sasaran perusahaan.

Empat langkah dalam pengendalian yaitu menetapkan standar dan metode untuk pengukuran kinerja, mengukur kinerja, membandingkan kinerja sesuai dengan standar, dan mengambil tindakan perbaikan.

Dalam organisasi umum maupun organisasi bisnis terdapat beberapa faktor yang menuntut perlunya dioperasikan fungsi pengendalian. Faktor yang dimaksud adalah Perubahan dalam lingkungan, Kompleksitas organisasi, Kesalahan yang serius terjadi, dan Dampak delegasin wewenang.

Dalam setiap sistem pengendalian, terdapat empat elemen pokok yang satu sama lain berlangsung dalam urutan yang kronologis dan kontinu serta di antara keempat elemen pokok tersebut berhubungan. Keempat elemen pokok pengendalian yang dimaksud adalah :

1.      Kondisi atau karakteristik yang dikendalikan.

2.      Instrument atau metode sensor untuk mengukur kondisi atau karakteristik yang dikendalikan.

3.      Kelompok, unit, atau instrument kendali yang akan membandingkan data yang diukur dengan pekerjaan yang direncanakan dan mengarahkan mekanisme perbaikan untuk memenuhi kebutuhan.

4.      Kelompok atau mekanisme yang bergerak dan mampu mengadakan inovasi dalam sistem operasi.

Terdapat beberapa klasifikasi pengendalian yang harus dilakukan oleh seorang manajer. Klasifikasi tersebut bisa dilihat dari sistem maupun waktu pelaksanaannya. Ditinjau dari sistem pelaksanaannya, pengendalian dapat diklasifikasikan menjadi sistem pengendalian umpan balik, pengendalian umpan maju, dan pengendalian pencegahan.

Pada umumnya dalam organisasi, proses pengendalian yang ditempuh oleh manajer meliputi penetapan hasil yang diinginkan, penentuan predictor hasil, penentuan standar atas predictor dan hasil, penentuan jaringan informasi dan umpan balik, serta penilaian informasi dan pengendalian tindakan perbaikan.

Pengendalian sebagai suatu sistem, seperti halnya sistem-sistem yang lain memiliki karakteristik tertentu. Namun demikian, arti penting karakteristik tersebut berlaku relatif, artinya pada kondisi yang berbeda, karakteristik itu pun berbeda pula. Pada kondisi yang sama, karakteristik tersebut berlaku sama. Secara umum pengendalian yang efektif mempunyai karakteristik sebagai berikut :

1.      Akurat

2.      Tepat waktu

3.      Objektif dan Komprehensif

4.      Dipusatkan pada Tempat PengendalianStrategis

5.      Secara Ekonomi Realistik

6.      Secara Organisasi Realistik

7.      Dikoordinasikan dengan Arus Pekerjaan Organisasi

8.      Fleksibe

9.      Preskriptif dan Operasional

10.  Diterima Para Anggota Organisasi

Kepemimpinan

Banyak ilmuwan dan ahli penelitian perilaku telah memberikan batasan mengenai kepemimpinan. Salah satu ilmuwan dan ahli penelitian perilaku yang telah memberikan batasan mengenai kepemimpinan, yaitu Ralph M. Stogdill. Batasan yang diajukan adalah manajerial sebagai proses pengarahan dan mempengaruhi aktivitas yang dihubungkan dengan tugas dari para anggota kelompok.

Kualifikasi kepemimpinan yang memungkinkan seorang manajer memainkan perannya dalam menopang kondisi yang ada meliputi hal-hal berikut:

1.      Watak dan Kepribadian yang Terpuji

2.      Prakarsa yang Tinggi

3.      Hasrat Melayani Bawahan

4.      Sadar dan Paham Kondisi Lingkungan

5.      Intelegensi yang Tinggi

6.      Berorientasi ke Masa Depan

7.      Sikap Terbuka dan Lugas

8.      Widiasuara yang Efektif

G.R Terry sebagai salah seorang pengembang ilmu manajemen mengemukakan tipe kepemimpinan sebagai berikut :

1.      Kepemimpinan Pribadi

2.      Kepemimpinan Nonpribadi

3.      Kepemimpinan Otoriter

4.      Kepemimpinan Demokratis

5.      Kepemimpinan Paternalistik

6.      Kepemimpinan Menurut Bakat

Pada organisasi pekerjaan, kemampuan untuk mempengaruhi, mendesak, dan memotivasi para bawahan, disamping tempat, penentuan waktu, penggunaan informasi, dan efisien didasarkan juga pada otoritas menjadi dua, yaitu otoritas posisi dan otoritas pribadi.

Delegasi wewenang adalah pelimpahan atau pemberian otoritas dan tanggung jawab dari pemimpin atau kesatuan organisasi kepada seseorang atau kesatuan organisasi lain untuk melakukan aktivitas tertentu. Hal ini didasarkan bahwa pada esensinya hampir tidak ada seorang manajer yang dapat secara pribadi menyelesaikan secara penuh menyelia seluruh tugas organisasi. Dengan demikian, terlihat betapa pentingnya delegasi wewenang oleh manajer kepada bawahan demi efisiensi, terlihat betapa pentingnya delegasi wewenang oleh manajer kepada bawahan demi efisiensi fungsi setiap organisasi.

Kepemimpinan yang efektif menurut Chemers banyak bergantung pada beberapa variabel, seperti kultur organisasi, sifat dari tugas dan aktivitas kerja, dan nilai serta pengalaman manajerial. Determinan yang memengaruhi efektivitas kepemimpinan mencakup kepribadian, pengalaman masa lampau, dan harapan dari atasan, kepribadian dan perilaku atasan, karakteristik, harapan, dan perilaku bawahan, persyaratan tugas, kultur dan kebijakan organisasi, harapan serta perilaku rekan sekerja.

Teori kepemimpinan situasional adalah teori kepemimpinan yang didasarkan pada hubungan kurva linear diantara perilaku tugas. Perilaku hubungan, dan kematangan. Teori ini mencoba menyiapkan manajer dengan beberapa pengertian mengenai hubungan di antara gaya kepemimpinan yang efektif dan taraf kematangan para bawahan.

Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh seseorang dalam usaha memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi kemudian menetapkan berbagai alternative yang dianggap paling rasional dan sesuai dengan lingkungan organisasi. Jadi, mengambil keputusan berarti memilih dan menetapkan satu alternative yang dianggap paling menguntungkan dari beberapa alternative yang dihadapi. Alternative yang ditetapkan merupakan keputusan. Kualitas dari keputusan yang diambil tersebut merupakan standar dari efektivitas mereka. Herbert A. Simon telah mengembangkan klasifikasi jenis keputusan yang berbeda, yaitu keputusan yang diprogram dan keputusan yang tidak diprogram. Herbert A. Simon juga mengajukan model yang bermanfaat sebagai dasar dalam proses pengambilan keputusan. Model yang diajukan terdiri atas tiga tahap pokok, yaitu penelitian, desain, dan pemilihan.

Proses pengambilan keputusan yang diajukan Gibson dkk adalah penetapan tujuan spesifik serta pengukuran hasilnya, identifikasi permasalahan, pengembangan alternative, evaluasi alternative, seleksi alternative, implementasi keputusan, pengendalian dan evaluasi.

Secara umum gaya pengambilan keputusan yang dimaksud adalah sebagai berikut:

1.      Manajer mengambil keputusan sendiri dengan menggunakan masukan informasi yang tersedia pada waktu tertentu.

2.      Manajer memperoleh informasi yang diperlukan dari para bawahan dan kemudian menetapkan keputusan yang dipandang relevan. Peran yang dimainkan oleh orang lain adalah lebih, dalam hal informasi yang diperlukan kepada manajer daripada rumusan atau penilaian alternative.

3.      Manajer membicarakan permasalahan yang dihadapi organisasi dengan para bawahan secara individual dan mendapatkan gagasan dan saran-saran tanpa melibatkan para bawahan sebagai suatu kelompok.kemudian manajer mengambil keputusan yang dapat atau tidak dapat mencerminkan masukan atau intuisi maupun aspirasi para bawahan.

4.      Manajer membicarakan situasi keperluan dengan para bawahan sebagai suatu kelompok dan mengumpulkan gagasan dan saran bawahan tersebut dalam suatu konferensi atau pertemuan kelompok. Keputusan yang diambil dapat atau tidak mencerminkan masukan intuisi dan aspirasi para bawahan.

5.      Manajer membicarakan situasi keputusan dengan para bawahan sebagai suatu kelompok dan kelompok menyusun serta menilai alternative. Manajer tidak bermaksud untuk memengaruhi para bawahan dan berkeinginan untuk menerima implementasi serta merealisasikan setiap keputusan hasil musyawarah bersama.

Pada sebuah sistem keorganisasian, terdapat beberapa klasifikasi pengambilan keputusan. Pemahaman terhadap kerangka kerja dan konsep pengambilan keputusan akan memberikan nilai guna dalam pembahasan yang lebih dalam. Menurut Davis kerangka kerja untuk pengambilan keputusan tersebut meliputi hal-hal berikut :

1.      Sistem pengambilan keputusan

2.      Pengetahuan mengenai keluaran

3.      Tanggapan keputusan

4.      Deskripsi mengenai pengambilan keputusan

5.      Kriteria untuk pengambilan keputusan

6.      Relevansi konsep keputusan terhadap desain sistem informasi manajemen

Sistem informasi manajemen secara umum dapat didefinisikan sebagai sebuah sistem manusia atau mesin yang terintegrsi untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi organisasi.  Sistem pengolahan data dapat dilakukan melalui dua cara yaitu sistem pengolahan data secara manual dan sistem pengolahan data secara otomatis.

Manajemen Mutu

Menurut Goetsch dan Davis, mutu merupakan suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan. Berdasarkan batasan mengenai mutu, manajemen mutu terpadu didefinisikan sebagai suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan terus menerus atas produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungannya.

Untuk mencapai manajemen mutu terpadu perlu diperhatikan aspek-aspek berikut:

1.      Perhatian pada pelanggan, baik pelanggan internal maupun eksternal

2.      Memiliki obsesi yang tinggi terhadap mutu

3.      Menggunakan pendekatan ilmiah dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah

4.      Memiliki komitmen jangka panjang

5.      Membutuhkan kerja sama tim

6.      Memperbaiki proses secara berkesinambungan

7.      Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan

8.      Memberikan kebebasan yang terkendali

9.      Memiliki kesatuan tujuan

10.  Adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan

Gagasan dasar JIT sangatlah sederhana, yaitu berproduksi hanya apabila ada permintaan atau memproduksi sesuatu yang diminta, pada saat diminta, dan hanya sebesar jumlah yang diminta.

Sasaran implementasi JIT pada dasarnya terdiri atas persediaan, waktu siklus, perbaikan yang berkesinambungan, dan penghapusan pemborosan.